无纸化会议系统办公的好处
无纸化办公是指在无纸化办公环境中进行的一种工作方式,需要硬件、软件和通信网络的协同作用才能达到的办公体验。伴随着科学技术的飞速发展,许多传统企业从传统的纸质办公转向无纸质办公,协同办公系统的便捷性也体现在日常办公中。
无纸化协同办公的主要优点体现在:
1.节省时间,提高办公效率;
节省员工之间的沟通和程序时间是协同办公系统的主要特征,这也是许多企业实施无纸化办公的起点之一。企业通过协同办公系统接受办公流程和审查文件,不仅节省了大量文件的发行、转送、通知等时间和人工费,大幅度提高了工作效率。
2.节约资源,绿色环保。
绿色环保是协同办公的另一个特点。许多传统企业的一些文件审批通常需要大量的复印件,这只会增加办公成本。没有纸质办公模式进入市场后,可以节省纸质交流,减少印刷、笔墨、订书钉等办公用品的费用,节约资源。
3.实时传输,信息共享无障碍。
传统办公模式下的办公数据只能通过纸质传递,需要一级传递。协同办公系统的引入保证了信息共享的实时性和快速性。企业可以通过协同办公平台共享数据信息,员工可以及时看到新的通知和数据。后期文件的归档和搜索也更方便快捷。
4.是易学易用。
可以将传统纸质文件上领导的指示和签名信息转换成电子文件,借助软件打开。通过定义文件传输和审批流程,领导可以使用携带原始笔迹手写技术的电磁屏幕手写阅读、注释和签名电子文件。
5.是网络安全。
领导办公室可与工作的各个环节紧密结合,动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可变性和来源的真实性。使用者可利用动态电子签名认证实现可靠的身份确认效果,比传统键盘密码更安全、更有效。以动态签名认证代替传统密码密码验证,提高了系统信息的安全性,使用更方便、更方便。